Білозерським районним судом Херсонської області відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання плану роботи Білозерського районного суду Херсонської області та листа Територіального управління Державної судової адміністрації України у Херсонській області від 16 грудня 2019 року, проаналізовано стан ведення обліково-статистичної роботи суду за 2019 рік.
Обліково-статистична робота у Білозерському районному суді Херсонської області ведеться відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ; Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Засад використання автоматизованої системи документообігу суду затверджені рішенням зборів суддів Білозерського районного суду № 7 від 19.10.2015 року (зі змінами); Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу; Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України у Херсонській області, іншими нормативно-правовими актами.
Відповідно до п. 3 ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.
Протягом 2018 року працівниками апарату Білозерського районного суду Херсонської області належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було, але в окремих картках не повністю були заповнені їх результати. Такі недоліки постійно усуваються.
Всі працівники апарату суду ознайомлені з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді.
Організацію ведення діловодства та обліково-статистичної роботи в суді забезпечує керівник апарату суду. Методичні матеріали з ведення діловодства, надані територіальним управлінням Державної судової адміністрації України у Херсонській області доводяться до відома працівників апарату суду на оперативних нарадах.
Обліково-статистичну роботу та складання статистичних звітів про роботу суду виконують: заступник керівника апарату суду, старший секретар суду, консультант суду та судовий розпорядник. Статистичні звіти за 2019 рік було сформовано в автоматичному режимі за допомогою комп’ютерної програми «Д-3» за встановленими формами, та направлено у визначений термін згідно Графіка подання звітів в електронному вигляді.
Так, протягом 2019 року в провадженні Білозерського районного суду перебувало 4664 справ та матеріалів, проти 4335 за аналогічний період 2018 року, що свідчить про збільшення надходження до суду справ та матеріалів на 329 одиниць.
Робота суду планується раз в півріччя. Плани затверджуються головою суду, підписуються керівником апарату суду та доводяться до відома працівників апарату суду. До планів входять наступні розділи:
Організаційна робота включала в себе: підготовку та здачу статистичних звітів; оновлення ВЕБ-сторінки суду; проведення оперативних нарад та навчання з працівниками апарату суду; підготовку та передачу справ до архіву суду; подання різного роду інформацій, що стосуються роботи суду, зокрема, щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР; ознайомлення з поточними змінами в законодавстві та ін.
За планом роботи суду, після складання статистичних звітів за 2019 рік, заплановано проведення аналізів та узагальнень по результатам роботи Білозерського районного суду Херсонської області за звітній період. Заздалегідь визначені відповідальні особи за проведення аналітичної роботи. Під час аналізу обліково-статистичної роботи за 2019 рік визначаються якісні та кількісні показники роботи Білозерського районного суду. Результати підсумків роботи за звітній період оголошуються на оперативній нараді працівників апарату суду та суддів і розміщуються на офіційному веб-сайті суду.
Відповідно до планів роботи суду за 2019 рік було проведено 15 узагальнень та 2 аналізи щодо розгляду справ різних категорій, а саме:
-проведено узагальнення судової практики Білозерського районного суду Херсонської області при вирішенні питання про закриття провадження у справах про адміністративні правопорушення у 2018 році;
-проведено узагальнення судової практики у адміністративних та кримінальних провадженнях за 2018 рік та перше півріччя 2019 року причин та обгрунтованості заяв про відвід і самовідвід, підстав для їх задоволення;
-проведено узагальнення судової практики щодо розгляду клопотань про обрання, продовження, зміну та скасування запобіжних заходів у вигляді тримання під вартою та домашнього арешту за 2018 рік та перше півріччя 2019 року;
-проведено узагальнення судової практики розгляду кримінальних проваджень та справ про адміністративні правопорушення суддями Білозерського районного суду Херсонської області щодо неповнолітніх за 2018 рік;
-проведено узагальнення практики розгляду судом справ про адміністративні правопорушення передбачені ст. 130 КУпАП у 2018 році;
-проведено узагальнення судової практики щодо ухвалення судом вироків на підставі угод про визнання винуватості та про примирення за 2018 рік;
-проведено узагальнення судової практики розгляду судом справ про спори, що виникають із сімейних правовідносин за 2018 рік;
-проведено узагальнення судової практики розгляду кримінальних проваджень у сфері обігу наркотичних речовин, їх аналогів або прекурсорів розглянутих судом у 1-ому кварталі 2019 року;
-проведено узагальнення судової практики щодо заочного розгляду цивільних справ Білозерським районним судом Херсонської області за період з 01.01.2019р. по 30.04.2019р.;
-проведено аналіз з питань наповнення інформацією веб-сторінки Білозерського районного суду Херсонської області за 2018 рік;
-проведено аналіз кількісних показників роботи суддів Білозерського районного суду та навантаження у 2018 році;
-проведено узагальнення підстав скасування та змін судових рішень по цивільних та кримінальних справах (провадженнях) за 2018 рік та за перше півріччя 2019 року;
-проаналізовано стан судимості в районі за 2018 рік та за перше півріччя 2019 року;
-проаналізовано роботу суду по дотриманню процесуальних строків призначення та розгляду кримінальних проваджень за 2018 рік;
-проаналізовано роботу суду по дотриманню процесуальних строків призначення та розгляду цивільних справ за 2018 рік;
-проаналізовано стан доставки та конвоювання підсудних, свідків по кримінальних справах;
-проаналізовано причини тривалості розгляду кримінальних та цивільних справ.
А також проведено огляд даних про:
-судову статистику Білозерського районного суду Херсонської області за 2018 рік;
-стан здійснення правосуддя Білозерським районним судом Херсонської області за 2018 рік.
По роботі з кадрами проведені: організація роботи щодо визначення завдань та ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців, передбаченої Типовим порядком проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23.08.2017 року № 640 (зі змінами), у жовтні 2019 року проведено оцінювання державних службовців категорії «Б» та «В»; декларування відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру суддями та державними службовцями та ін. Щомісяця головним спеціалістом з питань персоналу подається інформація про фактичну та штатну чисельність працівників Білозерського районного суду Херсонської області. Відповідно до Закону України «Про державну службу» від 10 грудня 2015 року, Положення про помічника судді, затвердженого рішенням Ради суддів України від 18.05.2018 року № 21 затверджені Посадові інструкції працівників апарату Білозерського районного суду Херсонської області;
Згідно з Планом роботи суду на 2019 рік проводилися перевірки стану ведення справ, передбачених номенклатурою суду, перевірки достовірності і повноти заповнення обліково-статистичних карток в КП «Д-3», карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, своєчасності відправлення судових рішень до ЄДРСР, ведення секретарями судового засідання журналів розгляду суддею судових справ і матеріалів, тощо.
Керівником апарату суду проводилися інформаційно-методичні заняття з працівниками апарату суду щодо ведення діловодства та складання обліково-статистичної звітності, роботи з технічними засобами фіксування судового процесу та роботою комп’ютерної програми «Д-3». Всі заходи, передбачені Планом роботи суду відносно діловодства та статистики, було здійснено.
Старшим секретарем суду в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, у тому числі судових справ та матеріалів, які надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, а також матеріалів про притягнення до адміністративної відповідальності, які передаються працівникам канцелярії для формування відповідних обліково-статистичних карток в КП «Д3» та автоматичного розподілу судових справ між суддями.
Відповідно до пунктів 14 та 15 розділу ХІ Положення про АСДС в редакції від 12.04.2018 року визначено порядок реєстрації електронних документів, що надійшли до суду через підсистему «Електронний суд». Всі електронні документи, що надходять до суду, автоматично розміщуються у відповідному реєстрі електронної кореспонденції АСДС. Їхня реєстрація здійснюється старшим секретарем суду за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції, яка перевіряє, чи електронний документ доступний для перегляду та оформлений відповідно до вимог законодавства. У разі реєстрації отриманого документу його авторові автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку авторові надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документів.
Відповідно до наказів Білозерського районного суду Херсонської області у суді визначено осіб, які відповідають за внесення даних до обліково-статистичних карток, визначено обсяг відомостей які вносяться ними, такими особами протягом року були помічники суддів, консультант суду, секретарі суду.
Картки на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи (провадження), заповнюються помічниками суддів та секретарями судового засідання, в провадженні яких перебували зазначені справи, безпосередньо після проголошення вироку. Інформація по карткам своєчасно вноситься до комп'ютерної програми «Д-3». Своєчасно в обов’язковому порядку направляється електронна картка на обвинуваченого до апеляційної інстанції.
У разі тимчасової відсутності відповідальних осіб виконання їх обов'язків покладається на інших працівників апарату суду.
З метою організації роботи щодо обліку судового збору секретарі суду призначені відповідальними особами за внесення первинних відомостей по обліку судового збору, належне ведення журналу реєстрації операцій зі сплати та повернення судового збору, підготовку, складання та подання звітності щодо обліку сплати та повернення судового збору. Помічники суддів призначені відповідальними особами за внесення відомостей по обліку в автоматизованій системі діловодства суду щодо позовних заяв, заяв, справ та матеріалів, які на момент отримання таких відомостей, перебувають на розгляді у відповідного судді.
Протягом звітного періоду щоденно направлялися до Єдиного державного реєстру судових рішень, засвідчені електронним цифровим підписом судді копії судових рішень у відповідності до Переліку судових рішень судів загальної юрисдикції, що підлягають включенню до ЄДРСР, затвердженого рішенням Ради суддів України від 17.02.2012р. № 4. Копії судових рішень надсилаються до ЄДРСР суддями після їх внесення до програми та підписання.
Наказом голови суду було призначено відповідальними особами за проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями секретарів суду та помічників суддів.
Обов’язки по організації складання та обробки статистичних звітів, підготовки аналізів даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства, підготовки відповідних довідок та інформацій, узагальнень щодо роботи суду, в т.ч. узагальнень судової практики покладено на консультанта суду, старшого секретаря суду, судового розпорядника, заступника керівника апарату суду відповідно до їх посадових інструкцій.
Щомісячно до ТУ ДСА в Херсонській області направляється інформація щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР.
Щомісяця надсилається до ТУ ДСА в Херсонській області інформація про кількість надісланих судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу.
Також судом щомісяця до ТУ ДСА в Херсонській області направляється узагальнена інформація про використання систем відеоконференцзв’язку.
Херсонському апеляційному суду направляється щомісячно Інформація щодо застосування окремих положень КПК 2012 року судами першої та апеляційних інстанцій при розгляді кримінальних проваджень, про кількість кримінальних справ та кримінальних проваджень, по яким обвинувачені перебувають під вартою строком понад 6 місяців.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду вимог Інструкції з діловодства щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду. Методичну допомогу працівникам суду з ведення діловодства надає керівник апарату суду. Секретар суду здійснює контроль за правильністю заповнення обліково-статистичних карток після здачі справ до канцелярії суду. Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів та складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами та своєчасно ознайомлюються з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з ведення діловодства в суді.
В суді щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду номенклатура справ суду. Відповідно до посадової інструкції пропозиції щодо складання номенклатури справ суду збирає старший секретар суду, формує номенклатуру головний спеціаліст з питань персоналу, а після погодження з відповідними архівними установами номенклатура подається на затвердження голові суду.
Відповідно до планів роботи суду та планів проведення семінарських занять з працівниками апарату суду регулярно проводяться семінари, навчання щодо питань діловодства та судової статистики, вивчення та повторення порядку реєстрації судових справ у відповідних обліково-статистичних картках в комп'ютерній програмі «Д-3», порядку ведення обліково-статистичних карток. Так, згідно Планів проведення семінарських занять з працівниками суду протягом 2019 року, затверджених керівником апарату та головою суду, суддями, керівником апарату суду були проведені семінарські заняття з працівниками апарату суду з наступних тем:
- вивчення Положення про автоматизовану систему документообігу суду;
- вивчення Закону України «Про судоустрій і статус суддів»;
- вивчення Закону України «Про державну службу», повторення Інструкції з діловодства, затвердженої Наказом Голови ДСА України від 17.12.2013 р. №173, Загальних правил поведінки державного службовця, затверджених Наказом Головного управління державної служби України від 4 серпня 2010 року N 214, Правил поведінки працівника суду, Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду із зазначенням строків зберігання, затвердженого Наказом ДСА України від 11.02.2010 року № 22.
Проведені заняття з працівниками канцелярії з питань:
- порядку приймання, реєстрації та обліку судових справ, матеріалів та кореспонденції; реєстрації та обліку звернень громадян; вивчення Закону України «Про звернення громадян»; порядку ведення первинного статистичного обліку та заповнення обліково-статистичних карток по кримінальним, цивільним, адміністративним справам, справах щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;
-порядку внесення відомостей про облік судового збору шляхом заповнення даних в КП «Д-3».
-приймання, обліку і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;
-порядку обчислення строків набрання законної сили судовими рішеннями;
-звернення до виконання судових рішень у справах про адміністративні правопорушення;
-порядку передачі справ до архіву суду;
-строків зберігання справ в архіві суду;
-переліку індексів для реєстрації та обліку судових справ;
-заповнення обліково-статистичних карток за допомогою техніко-технологічних засобів; ведення первинного статистичного обліку та заповнення статистичних карток по кримінальним, цивільним, адміністративним справам та справам про адміністративні правопорушення в електронному вигляді; повторення Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
-складання та обробка статистичних звітів за допомогою техніко-технологічних засобів;
Проведені заняття з помічниками суддів та секретарями судового засідання з питань:
-фіксування судового процесу технічними засобами;
-роботи з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху;
-роботи з адміністративними позовами, залишеними без руху;
-порядку виконання доручень компетентних органів іноземної держави щодо вручення документів та проведення окремих процесуальних дій;
-вивчення Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції,
-вивчення положень Закону України «Про виконавче провадження»;
-повторення Закону України «Про звернення громадян»;
-порядку передачі справ до архіву суду;
-дії секретаря судового засідання при розгляді судових справ.
З приводу питань організації ведення судової статистики, складання та здачі статистичних звітів про роботу суду головою суду та керівником апарату суду протягом року проводилися оперативні наради з працівниками суду щодо обговорення проблемних питань. Крім того, протягом року проводилися оперативні наради щодо організації роботи канцелярії суду та роботи суду в цілому.
В ході перевірок, які проводились в суді протягом року, було виявлено ряд недоліків в роботі щодо ведення обліково-статистичних карток в КП «Д-3», які усувалися в ході роботи.
Суд забезпечений програмно-технічними засобами автоматизації документообігу та формування звітів, статистичні звіти формуються автоматично за допомогою КП «Д-3».
Головним спеціалістом з інформаційних технологій суду систематично перевіряються налаштування програми, виконуються дії щодо встановлення оновлень програми, перевіряється наявність копій баз даних.
В більшості випадків якість складання статистичних звітів залежить від якості заповнення обліково-статистичної картки на справу на всіх етапах, починаючи від первинної реєстрації, внесення відомостей працівниками канцелярії при заведенні картки, зазначення усіх відомостей про рух справи до та після розгляду справи. З огляду на викладене та з метою вдосконалення обліково-статистичної роботи в суді вважаємо за доцільне:
- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;
- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи та діловодства, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;
- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», інших новел законодавства та змін Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;
- посилити контроль за первинною реєстрацією та обліком справ та матеріалів, які надійшли до суду;
- проводити перевірки на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;
- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду та провести огляд даних про здійснення правосуддя Білозерським районним судом Херсонської області.
В.о. керівника апарату суду Бугайова С.І.
_03_03.png)
