Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання планів роботи Білозерського районного суду Херсонської області за І-ІІ півріччя 2020 року, листа Територіального управління Державної судової адміністрації України у Херсонській області від 22 грудня 2020 року, Білозерським районним судом Херсонської області проведено огляд та аналіз стану ведення обліково-статистичної роботи суду за 2020 рік.
Обліково-статистична робота у Білозерському районному суді Херсонської області ведеться відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України №814 від 20.08.2019 року; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням РСУ №30 від 26.11.2010 року; Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, затверджених рішенням зборів суддів Білозерського районного суду № 7 від 19.10.2015 року; Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу; Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, рекомендацій Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України у Херсонській області, інших нормативно-правових актів.
Відповідно до п. 3 ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.
Всі працівники апарату суду ознайомлені з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами й рекомендаціями з діловодства у суді.
Організацію ведення діловодства та обліково-статистичної роботи в суді забезпечує керівник апарату суду. Методичні матеріали з ведення діловодства, надані територіальним управлінням Державної судової адміністрації України у Херсонській області доводяться до відома працівників апарату суду на оперативних нарадах.
Обліково-статистичну роботу та складання статистичних звітів про роботу суду виконують: керівник апарату суду, старший секретар суду, консультант суду та судовий розпорядник. Статистичні звіти за 2020 рік було сформовано в автоматичному режимі за допомогою автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3» за встановленими формами, та направлено у визначені Графіком подання звітів в електронному вигляді терміни.
Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції у суді здійснювалась за допомогою комп’ютерної програми «Д-3» відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Вихідна кореспонденція також реєструвалась в журналі вихідної кореспонденції. Після проведення реєстрації, справи та матеріали передавалися відповідальній особі для автоматичного розподілу їх між суддями. Проте необхідно зауважити, що за період з 01.01.2020 року по 31.12.2020 року керівником апарату суду винесено 9 розпоряджень щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ по причині некоректно внесених відомостей канцелярією суду. В канцелярії справи та матеріали обліковуються в обліково - статистичних картках, реєструються у контрольному журналі судових справ та документів, переданих для розгляду судді та передаються на розгляд суддям. В канцелярії суду правильно утворюються номери на вхідній та вихідній кореспонденції, дублювання номерів не виявлено.
Так, в Білозерському районному суді Херсонської області за період з 01.01.2020 року по 31.12.2020 року зареєстровано вхідних документів – 10682, вхідної електронної пошти – 6052, вихідних документів – 44220. Надіслано смс-повідомлень за вказаний період – 4138.
Реєстрація та облік кримінальних справ (кримінальних проваджень), цивільних справ, адміністративних справ про адміністративні правопорушення, здійснювалася канцелярією суду згідно з Інструкцією з діловодства у місцевих та апеляційних судах України та відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Фактична кількість справ та проваджень у звітах відображена вірно. Дата фактичного надходження справи до суду відповідає даті заведення обліково-статистичної картки.
Так, в Білозерському районному суді Херсонської області за період з 01.01.2020 року по 31.12.2020 року кількість справ/проваджень (кримінальних, цивільних, адміністративних, про адміністративні правопорушення та інших), які знаходились в провадженні Білозерського районного суду Херсонської області – 4399, в т.ч. кримінальних проваджень – 365, цивільних справ – 1656, адміністративних справ – 42, справ про адміністративні правопорушення – 1330, інших справ – 1006.
При цьому, за аналогічний період 2019 року 4664, що свідчить про зменшення надходження до суду у 2020 році справ та матеріалів на 265 одиниць.
Робота суду планується раз в півріччя. Плани затверджуються головою суду, підписуються керівником апарату суду та доводяться до відома працівників апарату суду. До планів роботи суду на 2020 рік входили наступні розділи:
Організаційна робота включала в себе: підготовку та здачу статистичних звітів; оновлення офіційної веб-сторінки суду; проведення оперативних нарад та навчання з працівниками апарату суду; підготовку та передачу справ до архіву суду; подання інформацій на відповідні запити, що стосуються роботи суду, в тому числі, щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР, інформації про стан розгляду цивільних та кримінальних справ, розгляд яких триває понад 6 місяців; ознайомлення з поточними змінами в законодавстві та ін.
За планом роботи суду, після складання статистичних звітів за 2020 рік, заплановано проведення аналізів та узагальнень по результатам роботи Білозерського районного суду Херсонської області за звітній період. Відповідальні особи за проведення аналітичної роботи визначені в строки, які дозволяють вчасно та якісно провести аналітичну роботу. Під час аналізу обліково-статистичної роботи за 2020 рік визначаються якісні та кількісні показники роботи Білозерського районного суду Херсонської області. Результати підсумків роботи за звітній період оголошуються на оперативній нараді працівників апарату суду та суддів і розміщуються на офіційному веб-сайті суду.
Відповідно до планів роботи суду за 2020 рік було проведено 6 узагальнень та 6 аналізів щодо розгляду справ різних категорій, а саме:
- проведено аналізи причин скасування і змін судових рішень у 2019 році;
- проаналізовано роботу суду щодо дотримання процесуальних строків призначення та розгляду кримінальних проваджень у 2019 - 2020 роках;
- проведено аналіз стану виконання постанов суду щодо позбавлення права керування транспортними засобами за 2019 рік;
- проведено узагальнення судової практики розгляду кримінальних проваджень щодо злочинів скоєних неповнолітніми та втягнення їх у злочинну діяльність за 2019 рік;
- проведено узагальнення судової практики на виконання вимог судів вищих інстанцій;
- проведено аналіз стану розгляду звернень громадян у 2019-2020 роках;
- проведено аналіз судової практики щодо закриття провадження у справах про адміністративні правопорушення за 2019 рік та перше півріччя 2020 року;
- проведено узагальнення судової практики розгляду справ про адміністративні правопорушення, пов’язані з насильством в сім’ї за перше півріччя 2020 року;
- проаналізовано випадки не доставки обвинувачених в судові засідання конвойною службою та невиконання органами поліції ухвал суддів про привід потерпілих та свідків по справам, де обвинувачені перебувають під вартою;
- проведено узагальнення судової практики щодо розгляду клопотань про обрання, продовження, зміну та скасування запобіжних заходів у вигляді тримання під вартою та домашнього арешту за 2019 рік та перше півріччя 2020 року;
- проведено узагальнення судової практики розгляду кримінальних проваджень та справ про адміністративні правопорушення суддями Білозерського районного суду Херсонської області щодо неповнолітніх за 209рік;
- проведено узагальнення практики розгляду судом справ про адміністративні правопорушення передбачені ст. 44-3 КУпАП у 2020 році;
А також проведено огляд даних про:
- судову статистику Білозерського районного суду Херсонської області за 2019 рік;
- стан здійснення правосуддя Білозерським районним судом Херсонської області за 2019 рік.
Згідно з Планом роботи суду на 2020 рік проводилися перевірки стану ведення справ, передбачених номенклатурою суду, перевірки достовірності і повноти заповнення обліково-статистичних карток в АСДС КП «Д-3», карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, своєчасності відправлення судових рішень до ЄДРСР, проставлення ДНЗС на рішеннях суду, ведення секретарями судового засідання журналів розгляду суддею судових справ і матеріалів, передачу справ до канцелярії суду, дотримання строків їх передачі, тощо.
Згідно довідки за результатами перевірки стану діловодства в Білозерському районному суді Херсонської області, затвердженої керівником апарату Білозерського районного суду Херсонської області? було відмічено належний рівень організації та ведення діловодства в Білозерському районному суді Херсонської області, що відповідає вимогам діючого законодавства. При цьому, звернуто увагу відповідальних осіб за ведення діловодства з окремих напрямків роботи на персональну відповідальність за стан діловодства в канцелярії, архіві суду, додержання вимог щодо реєстрації та своєчасного внесення до КП «Д-3» всіх документів, формування документів у справи та оформлення справ, важливість зберігання документів централізовано у папках згідно номенклатури, схоронність документів та справ, вчасну та повну їх передачу до архіву суду.
Відповідно до планів роботи суду та планів проведення семінарських занять, з працівниками апарату суду регулярно проводяться семінари, навчання щодо питань діловодства та судової статистики, вивчення та повторення порядку реєстрації судових справ у відповідних обліково-статистичних картках в комп'ютерній програмі «Д-3», порядку ведення обліково-статистичних карток. Так, згідно Планів проведення семінарських занять з працівниками суду протягом 2020 року, затверджених керівником апарату та головою суду, суддями, керівником апарату суду були проведені семінарські заняття з працівниками апарату суду з наступних тем:
- вивчення Положення про автоматизовану систему документообігу суду;
- вивчення Закону України «Про судоустрій і статус суддів»;
- вивчення Закону України «Про державну службу»,
- вивчення та аналіз Інструкції з діловодства у місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України №814 від 20.08.2019 року та подальше вивчення внесених до інструкції змін;
- повторення Загальних правил поведінки державного службовця, затверджених Наказом Головного управління державної служби України від 4 серпня 2010 року N 214, Правил поведінки працівника суду, Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду із зазначенням строків зберігання, затвердженого Наказом ДСА України від 11.02.2010 року № 22 (зі змінами).
Проведені заняття з працівниками канцелярії з питань:
- порядку приймання, реєстрації та обліку судових справ, матеріалів та кореспонденції; реєстрації та обліку звернень громадян; вивчення Закону України «Про звернення громадян»; порядку ведення первинного статистичного обліку та заповнення обліково-статистичних карток по кримінальним, цивільним, адміністративним справам, справах щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;
- порядку внесення відомостей про облік судового збору шляхом заповнення даних в КП «Д-3».
- приймання, обліку і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;
- порядку обчислення строків набрання законної сили судовими рішеннями;
- звернення до виконання судових рішень у справах про адміністративні правопорушення;
- порядку передачі справ до архіву суду;
- строків зберігання справ в архіві суду;
- переліку індексів для реєстрації та обліку судових справ;
- заповнення обліково-статистичних карток за допомогою техніко-технологічних засобів; ведення первинного статистичного обліку та заповнення статистичних карток по кримінальним, цивільним, адміністративним справам та справам про адміністративні правопорушення в електронному вигляді; повторення Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
- складання та обробка статистичних звітів за допомогою техніко-технологічних засобів;
- формування реєстрів поштової кореспонденції;
- порядок виготовлення копії рішення суду через АСДС КП «Д-3».
Проведені заняття з помічниками суддів та секретарями судового засідання з питань:
- фіксування судового процесу технічними засобами;
- роботи з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху;
- формування і оформлення судових справ відповідно до нової інструкції про діловодство;
- роботи з адміністративними позовами, залишеними без руху;
- порядку виконання доручень компетентних органів іноземної держави щодо вручення документів та проведення окремих процесуальних дій;
- вивчення Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції,
- вивчення положень Закону України «Про виконавче провадження»;
- повторення Закону України «Про звернення громадян»;
- порядку передачі справ до архіву суду;
- оформлення та направлення судових справ за межі суду;
- дії секретаря судового засідання при розгляді судових справ, виклик в судове засідання сторін з використанням смс-повідомлень.
В суді щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду номенклатура справ суду. Відповідно до посадової інструкції пропозиції щодо складання номенклатури справ суду збирає старший секретар суду, формує номенклатуру головний спеціаліст з питань персоналу, а після погодження з відповідними архівними установами номенклатура подається на затвердження голові суду.
Номенклатура справ 04.11.2019 року № 3 на 2020 рік затверджена головою Білозерського районного суду Херсонської області 24.12.2019 року складена відповідно до вимог Інструкції та складається канцелярією суду. Номенклатуру складено у чотирьох примірниках і затверджено архівною установою.
Наказами керівника апарату суду, на виконання вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та з метою раціонального використання робочого часу, врівноваження навантаження на працівників апарату суду, забезпечення їх взаємозаміни та взаємоконтролю, були призначені відповідальні за засвідчення копій судових рішень, отримання та відправлення електронної пошти, реєстрацію заяв, що надходять до суду через підсистему «Елетронний суд», сканування та збереження всіх матеріалів судових справ, реєстрацію, авторозподіл та внесення інформації до ОСК кримінального та цивільного провадження. У разі тимчасової відсутності відповідальних осіб виконання їх обов’язків було покладено на інших працівників апарату суду. Вказаний розподіл обов’язків зарекомендував себе достатньо практично та ефективно, оскільки, крім зазначеного, дає можливість швидко та з великою точністю готувати оперативну статистичну інформацію, надавати інформацію зі справ учасникам процесу, готувати відповіді на звернення та запити, тощо.
Старшим секретарем суду в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, у тому числі судових справ та матеріалів, які надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, а також матеріалів про притягнення до адміністративної відповідальності, які передаються працівникам канцелярії для формування відповідних обліково-статистичних карток в АСДС КП «Д3» та автоматичного розподілу судових справ між суддями.
Відповідно до пунктів 14 та 15 розділу ХІ Положення про АСДС в редакції від 12.04.2018 року визначено порядок реєстрації електронних документів, що надійшли до суду через підсистему «Електронний суд». Всі електронні документи, що надходять до суду, автоматично розміщуються у відповідному реєстрі електронної кореспонденції АСДС. Їхня реєстрація здійснюється відповідальною особою за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції, яка перевіряє, чи електронний документ доступний для перегляду та оформлений відповідно до вимог законодавства. У разі реєстрації отриманого документу його авторові автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку авторові надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документів.
Відповідно до наказів Білозерського районного суду Херсонської області також у суді визначено осіб, які відповідають за внесення даних до обліково-статистичних карток, визначено обсяг відомостей які вносяться ними, такими особами протягом року були помічники суддів, консультант суду та секретарі суду.
Картки на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи (провадження), заповнюються помічниками суддів та секретарями судового засідання, в провадженні яких перебували зазначені справи, безпосередньо після проголошення вироку. Інформація по карткам своєчасно вноситься до комп'ютерної програми «Д-3». Своєчасно в обов’язковому порядку направляється електронна картка на обвинуваченого до апеляційної інстанції.
З метою організації роботи щодо обліку судового збору секретарі суду призначені відповідальними особами за внесення первинних відомостей по обліку судового збору, належне ведення журналу реєстрації операцій зі сплати та повернення судового збору, підготовку, складання та подання звітності щодо обліку сплати та повернення судового збору. Помічники суддів призначені відповідальними особами за внесення відомостей по обліку в автоматизованій системі діловодства суду щодо позовних заяв, заяв, справ та матеріалів, які на момент отримання таких відомостей, перебувають на розгляді у відповідного судді.
Протягом звітного періоду щоденно направлялися до Єдиного державного реєстру судових рішень, засвідчені електронним цифровим підписом судді копії судових рішень у відповідності до Переліку судових рішень судів загальної юрисдикції, що підлягають включенню до ЄДРСР, затвердженого рішенням Ради суддів України від 17.02.2012р. № 4. Копії судових рішень надсилаються до ЄДРСР суддями після їх внесення до програми та підписання.
Згідно інформації щодо надсилання до ЄДРСР електронних копій судових рішень, яка щомісячно надається ДП «Інформаційні судові системи», значних порушень при надсиланні судом рішень до реєстру не виявлено.
Інформація щодо набрання законної сили судовим рішенням вноситься до автоматизованої системи документообігу суду суддею або помічником суді, а після завершення розгляду справи і здачі її до канцелярії суду на зберігання – секретарем суду. При цьому працівники канцелярії суду постійно за допомогою функції фільтрації в програмі відслідковують і контролюють рішення суду та оперативно вносить інформацію про набрання ними законної сили.
Обов’язки по організації складання та обробки статистичних звітів, підготовки аналізів даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства, підготовки відповідних довідок та інформацій, узагальнень щодо роботи суду, в т.ч. узагальнень судової практики покладено на консультанта суду, старшого секретаря суду, судового розпорядника, керівника апарату суду відповідно до їх посадових інструкцій та визначенні згідно наказу Білозерського районного суду Херсонської області.
Щомісячно до ТУ ДСА в Херсонській області направляється інформація щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР, інформація щодо проведення судових засідань в режимі відеоконференцій, контроль за виконанням обов’язків присяжних в суді. Також з періодичністю кожні 2 місяці до ТУ ДСА судом звітується щодо осіб, які вчинили корупційні правопорушення, судові рішення щодо яких набрали законної сили.
До Херсонського апеляційного суду направляється:
щопонеділка - інформація щодо кримінальних справ, які розглядаються судом понад 6 місяців, щоп’ятниці:
1) з 26.03.2020 року направляється інформація щодо розгляду судом справ про адміністративні правопорушення, передбачені ст.44-3 КУпАП;
2) інформація щодо кількості обвинувачених, які перебувають під вартою;
3) інформація щодо кримінальних справ, які розглядаються у порядку передбаченому КПК України в ред. 1960 року.
Крім того, щомісячно до Херсонського апеляційного суду направляється моніторинг застосування окремих положень КПК (моніторинг), інформація щодо розгляду судом цивільних справ понад 6 місяців, відомості про кількість справ, які перебувають в провадженні суду та інформація щодо вироків (постанов, ухвал) щодо військовослужбовців, інформація щодо заповнення офіційного веб-сайту суду.
З приводу питань організації ведення судової статистики, складання та здачі статистичних звітів про роботу суду головою суду та керівником апарату суду протягом року проводилися оперативні наради з працівниками суду щодо обговорення проблемних питань. Крім того, протягом року проводилися оперативні наради щодо організації роботи канцелярії суду та роботи суду в цілому.
Суд забезпечений програмно-технічними засобами автоматизації документообігу та формування звітів, статистичні звіти формуються автоматично за допомогою КП «Д-3».
Головним спеціалістом з інформаційних технологій суду систематично перевіряються налаштування програми, виконуються дії щодо встановлення оновлень програми, перевіряється наявність копій баз даних.
Станом на 31.12.2020 року всі працівники суду забезпечені комп’ютерною технікою.
У суді використовується автоматизована система документообігу суду КП «Д-3», адміністратором якої є державне підприємство «Інформаційні судові системи». Доступом до даної програми забезпечені всі працівники суду, які здійснюють роботу з документами, в обсягах, необхідних для виконання їх службових обов’язків. Обсяг повноважень працівників суду в АСДС КП «Д-3» визначений та закріплений відповідними наказами.
В цілому робота з АСДС КП «Д-3» здійснюється у відповідності до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30 (із змінами).
За допомогою програми у суді повністю здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, у тому числі позовних заяв, реєстрація вихідної кореспонденції, автоматичний розподіл справ між суддями, виготовлення процесуальних документів, у тому числі всіх судових рішень, виконавчих листів, судових повісток, супровідних листів до них, направлення копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень та ін.
Також за допомогою програми здійснюється збір та підготовка всієї первинної статистичної інформації, для чого створені та використовуються спеціальні логічні фільтри. На сьогодні у суді використовується кілька десятків таких фільтрів.
В переважній кількості випадків якість складання статистичних звітів залежить від якості заповнення обліково-статистичної картки на справу на всіх етапах, починаючи від первинної реєстрації, внесення відомостей працівниками канцелярії при заведенні картки, зазначення усіх відомостей про рух справи до та після розгляду справи. З огляду на викладене та з метою вдосконалення обліково-статистичної роботи в суді вважаємо за доцільне:
- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;
- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи та діловодства, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;
- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», інших новел законодавства та змін Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;
- посилити контроль за первинною реєстрацією та обліком справ та матеріалів, які надійшли до суду;
- проводити перевірки на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;
- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду та провести огляд даних про здійснення правосуддя Білозерським районним судом Херсонської області.
_03_03.png)
